GTD – Få det gjort
Göran kallade mig en gång för duracellkanin. Det är nog sant. Jag får ofta frågan hur jag hinner producera allt jag gör, och ändå läsa och umgås med vänner etc. En fråga med många svar:
1. Jag är för dålig på polare-grejen, håller på att bli bättre.
2. Jag återvänder stoff/research. En lektion blir en artikel, som blir en video, som blir en lektion igen.
3. Fredrik hjälper till en hel del.
4. Jag kan mitt GTD – Få det gjort – Getting Things Done.
Alltså, det är ingen hemlighet för de flesta som arbetat att det finns de personer som får saker gjorda och det finns de som inte får saker gjorda. Det handlar om viss organisatorisk talang och om att hitta en stressfri struktur att vara organisatorisk inom. Alla sätt att hantera problem är inte snabba och många ökar stressen.
Det är inte coolt att vara stressad, även om en del tror att ”stressad = viktig”. Min erfarenhet efter ynka tio år i yrkeslivet är att de flesta riktigt stressade människorna är rätt så irrelevanta. De går inte att lita på för de håller aldrig vad de lovar, och de verkar ha en förkärlek för att aldrig avsluta saker och gå på möten.
Ett kul exempel – Jag läste en underbar bok om Bill Clintons valkampanj 1992. De arbetade utifrån principen ”Winners Do, Losers Meet”. En paroll jag lever efter hela tiden, jag sitter sällan ner på möten, jag är ju på väg därifrån. Jag är fullständigt övertygad att produktiviten skulle öka i Sverige om vi alla hade kalendrar som var större, där det var enklare att fylla i ett möte på bara 30 minuter istället för 60.
Jag har även arbetat hårt för att få ett arbetsflöde för epost, bloggar och kommunikation som följer Inbox-Zero.
Nu funkar det för mig. Och jag kan säga att jag mår fantastiskt mycket bättre sen jag införde det i mitt liv. En bra och enkel start om du är lite datornördig av dig är Mark Hursts bok Bit Literacy.
Jag har helt slutat att skryta så här ”Puh, jag har 170 olästa brev i eposten, så viktig är jag”. Jag har typ max fyra brev samtidigt i inboxen. Är du viktig för så många vill dig nåt eller är du viktig för att du inte gör vad du lovar?
Jag har extremt få postits, förr kunde jag ha 100-tals runt omkring mig. Jag har ett finfint system som heter Gootodo som bara påminner mig om det som är viktigt idag. Inte fyller 50% av mitt synfält med skuldtyngande påminnelser över saker jag inte gjort.
Jag kunde må dåligt av att sitta vid skärmen eftersom den i sig var en slags påminnelse-enhet med postits runt omkring. Det är inte coolt med post-its, det gör dig inte viktig inför besökare, det gör dig till en loser som visar alla tillfälliga besökare att man inte hinner det man lovar.
Länge var jag en typisk pryl-lösare. Mitt liv skulle bli så mycket bättre om jag bara hade en (ny och bättre) digital kalender. Till slut insåg jag att kalendern inte löste nåt, även om den var behjälplig så blev det bra först om jag fick ordning på mitt arbetsflöde. Först då kan man köpa en PDA. Man blir inte inte mer effektiv för att eposten kan ropa från byxfickan.
Förr hade jag superstress jämt. Jag kan tänka tillbaka på den tiden och inse hur lite jag gjorde egentligen. Numera kan jag bli stressad ibland, men inte så mycket.
En rolig detalj är att många jag möter tror att jag är stressad jämnt. För de ser vad jag gör och i deras värld måste jag vara superstressad för att hinna med allt. Udda, hade jag varit stressad hade jag väl inte hunnit det, jag hade ju varit fullt upptagen med att vara stressad.
Idag tror jag att jag åstadkommer ungefär dubbelt så mycket som jag gjorde förr. Och jag är typ hälften så stressad numera.
Ta tag i ditt liv oxå. Pröva Mark Hurst bok ovan. Läs även David Allens originalbok om GTD, den kostar 36kr på pocket och finns på svenska.
Följ oss på
Twitter
Låter härligt! Jag är tyvärr en av de som springer runt och är stressade. Jag har inbillat mig att allt ska bli bättre när jag är klar med studierna, men det är troligen en falsk förhoppning. Får ta tag i mitt liv nån dag. Ha det gott!
Skrevs 10 oktober 2007 kl 7:44 | Adress till kommentaren
Det vanligaste problemet är att folks råd oftast är centrerat kring en form av utbrändhets-tips: ”Du måste lära dig säga nej”.
Till slut upprepar man det själv ”Jag har så svårt att säga nej, det är därför jag är så stressad”.
Dvs det blir synd om en för man är stressad. Empati sökes.
Egentligen borde man säga; ”Jag har så svårt att planera och vara effektiv att jag inte gör det jag sagt ja till”
Tänker man så ökar chansen att man tar tag i det.
Skrevs 10 oktober 2007 kl 8:21 | Adress till kommentaren
Hej Mattias! Ett mycket trevligt inlägg måste jag säga. Har en chef som är precis som du skriver, över stressad. Efter snart 10år tillsammans är det väl snart omöjligt att få honom på rätt spår!
Intressant bok, kanske ska köpa den till mig och sedan ge till honom…
Skrevs 10 oktober 2007 kl 8:41 | Adress till kommentaren
Ett tips från David Allans GTD bok som också ger väldigt mycket är att ställa sig frågan ”tar de mindre än 2 minuter att göra?” när ett ärende dycker upp. Om svaret är ”ja”, då ska man göra det omgående.
Först känns det lite konstig, man vill ju inte avbryta det man redan håller på med, men faktum är att, när du väl har fått lite koll på vad du kan och inte kan göra på två minuter, man faktist kan göra så utan att helt tappa fokus. Och resultatet är att man slipper komma ihåg småsaker som hela tiden ligger och snurra i huvudet och stressa upp en. Man vill ju inte glömma det…
Skrevs 10 oktober 2007 kl 8:52 | Adress till kommentaren
jag är överstressad. vad jag än håller på med så blir jag lätt överstressad. Men personligen känner jag att jag blir mer effektiv då. Jag har aldrig haft postit lappar tidigare,men på senare tid har arbetet blivit mer och mer oc då har jag faktiskt börjat skriva de. tur att jag har ett kontor hemma. Men jag tyckte att du gav värdefulla tips här. ska gå in och kolla länkarna nu. det här var ett riktigt bra inlägg matte :)
Skrevs 10 oktober 2007 kl 9:26 | Adress till kommentaren
Suveränt och litet vad jag behöver. Jag kan erkänna att det ibland blir litet här stress och jag hinner inte med det.
Får ta till mig av det här så kanske en del ordnar upp sig.
Skrevs 10 oktober 2007 kl 9:31 | Adress till kommentaren
Gör Det Nu är ett bra steg för att bli av med högar. Jag skjuter gärna på saker för jag inte vill lämna ifrån mig dem annat än perfekta. I slutändan hade jag inte fått gjort något alls om jag inte intalat mig själv att ta tag i saker direkt. Vidare måste man ibland göra sig onåbar för att klara komplicerade uppgifter som kräver lite tankegångar. Stänga dörren, släcka skärmen, sätta mobilen på tyst och jobba ostört.
Att bara kolla mailen 3 ggr om dagen istället för pushvarianten om man inte behöver det är guld värt.
Skrevs 10 oktober 2007 kl 13:01 | Adress till kommentaren
Oj, det där var verkligen ett intressant och inspirerande inlägg att läsa. Kanske det allra bästa till dags dato på moderskeppet. Jag befinner mig själv lite i den här stresszonen, jag mår inte dåligt av de och jag tror faktiskt jag måste ha en viss stress runt mig för att prestera mitt yttersta. Jag saknar en hel del disciplin, tidigare trodde jag den bara hängde samman med skolan men verkar följa med in i arbetslivet. När jag verkligen ”tvingas” till att arbeta undan saker går det fort men så snart arbetsbelastningen börjar minska byggs det upp en ny hög…ofta drabbandes helt fel människor. Tänk om man iaf kunde hålla 90% av nivån man håller när det går unnan, fast konstant, dag ut dag in…den där boken får nog en till köpare…
Skrevs 10 oktober 2007 kl 14:36 | Adress till kommentaren
Jag kan bara hålla med alla andra. Jag har suttit och funderat på hur du hinner med allt. Nu vet jag!
Jag har redan beställt boken och kanske kan få ordning och tid över till distanskursen nästa höst (”hinner” inte nu i vår).
Tack för sparken!
//Robin
Skrevs 10 oktober 2007 kl 15:10 | Adress till kommentaren
*SUCK* Varför blir jag avis på sådan organisatorisk struktur? Visst får man saker gjort, annars hade ju faktureringen uteblivit :-/ Jag hatar pappersarbete som dock är en nödvändighet. Men…. jag använder en filosofi som heter ”låt den göra det som den är bra på”. Innebär att den som kan ett hantverk gör jobbet bäst och snabbast. Med andra ord ägnar jag inte min tid åt bokföring mm. Skulle enbart skapa stress och olust. Däremot har jag nog mycket att hämta när det gäller arbetsflödet. Vill ofta göra allt på sekunden. Och blir då en gräshoppa mellan uppdragen. Helt enkelt att tacka nej är det inte då telefonen ringer och någon har panik samtidigt som en annan deadline skall hållas.
Har nu iallafall lärt mig att inte låta min mobil, med indroppande mail – ligga bredvid när kvällen infaller och familjen skall ha trevligt samt avkoppling gäller. Man skall inte heller ha en övertro om sin egen existens avseende oumbärlighet. Blir jag överkörd av en buss så lär mina kunder gå till någon annan.
Men helt enkelt är det inte – gråskalan är bred.
Skrevs 10 oktober 2007 kl 15:25 | Adress till kommentaren
Va skönt att höra om nån som har lite ordning. =)
GRATTIS !!!
Hoppas jag kan ta mig dit själv.
Skrevs 10 oktober 2007 kl 15:57 | Adress till kommentaren
Kanonbra diskussion! En annan lärdom jag tagit är att inte ta i ett papper/mail mer än ”en gång”. Besluta direkt om du VERKLIGEN har användning för informationen, kan ta del av ett erbjudande, etc. Om inte, släng direkt. På det sättet undviker du alla högar av skräp som samlas på skrivbord och i mailboxar. Låter som Mattias Zero Inbox (utan att ha kollat närmare på det).
En annan lärdom jag tagit, med åren, är att inte försöka lösa ALLT. Jorden går inte under om man släpper saker som inte är viktiga för dig själv eller dem som beror på det du gör. Relax!
Att ta hjälp av PDA och Outlook Calendar och annat hjälper mig att släppa tankarna på alla lösa trådar och koncentrera mig på det jag gör just nu.
Skrevs 10 oktober 2007 kl 20:51 | Adress till kommentaren
Boken finns på adlibris för 37:- inkl frakt!
Skrevs 10 oktober 2007 kl 20:54 | Adress till kommentaren
Kanske inte 100% samma sak men jag måste passa på att rekommendera bröderna Häréns böcker Idéboken 1 & 2 samt Härarbeta som iaf förändrade mitt sätt att se på arbetet och min egen kreativitet. Eller jag läste inte böckerna, jag var på en av Teos föreläsningar, men det mesta finns i böckerna.
Han öppnade bl.a. med frågorna ”Hur många behöver vara kreativa på sitt arbete?”. Efter att nästan alla räckt upp handen kom följdfrågan ”Var är ni som mest kreativa?”… Inte en enda svarade ”på jobbet”. Tål att tänkas på, varför försöker man vara kreativ på en plats där man inte känner sig kreativ? Varför jobbar man inte där man är kreativ istället, de flesta kan göra iaf 10% av sitt arbete på annan plats än kontoret.
Jag är även stark förespråkare av ”låt den göra det den är bra på” som Tomas G tog upp. Om man har eget företag och ogillar pappersarbete kommer man garanterat tjäna på att köpa den tjänsten.
Bröderna Härén hittar ni på http://www.interesting.org/
Skrevs 10 oktober 2007 kl 21:43 | Adress till kommentaren
idéböckerna är jättebra
Skrevs 11 oktober 2007 kl 7:27 | Adress till kommentaren
Det är superbra att vara organiserad och effektiv när det gäller tråkiga saker. Men jag tror också på ineffektivitet som ett nödvändigt komplement – i synnerhet för vissa kreativa projekt.
Men det viktiga är väl att man gör sitt bästa för att inte andra ska drabbas av ens egen ineffektivitet. Även om man inte alltid lyckas.
Skrevs 11 oktober 2007 kl 12:07 | Adress till kommentaren
Vad ska man säga? Du är inte bara en inspirerande lärare i photoshop utan även en personlig coach. Inte dåligt :-)
Skrevs 11 oktober 2007 kl 21:32 | Adress till kommentaren
Mycket kloka reflektioner kring stress – håller med dig om allt och lever också efter dessa principer. Men jag är ändå stressad periodvis och har kommit fram till att det mesta går att organisera och effektivisera men ibland har man helt enkelt för många bollar i luften för att få till det… Men tack för inspirationen du gav i detta inlägget!
Skrevs 11 oktober 2007 kl 22:16 | Adress till kommentaren
Ett av de bästa och mest relevanta bloggpostningar jag läst på riktigt länge! Mycket tänkvärt!
Skrevs 14 oktober 2007 kl 15:14 | Adress till kommentaren
Bra post!
Och jag hade gärna tagit tag i mitt liv mer, men känner inte för att läsa nån himla bok.
Fram för mer korta koncisa ord!
Men en mkt bra post!
(hittade hit via betaalfa)
Skrevs 14 oktober 2007 kl 19:40 | Adress till kommentaren
Intressant! Vi kommer lägga upp en recension av David Allens ”Getting things done” nu i veckan.
Skrevs 14 oktober 2007 kl 20:29 | Adress till kommentaren
Har precis börjat läsa boken! Mycket trevlig och lärorik.
Skrevs 20 oktober 2007 kl 10:24 | Adress till kommentaren